Tennisclub Hafenlohr e.V. – Datenschutzerklärung

Mit der EU-Datenschutzverordnung (nachfolgend „DS-GVO“), die ab 25.05.2018 in Deutschland und der EU anzuwendendes Recht ist, ändert sich eine Reihe von datenschutzrechtlichen Vorgaben. Unter anderem schreibt die DS-GVO vor, dass Vereine ihre Mitglieder umfassend über den Umgang mit ihren personenbezogenen Daten zu informieren haben. Die DS-GVO bezeichnet diesem Umgang als „Verarbeitung“.

Die nachfolgende Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung unseres Online-Angebots www.tennisclub-hafenlohr.de (nachfolgend „Website“) sowie der Datenerfassung der Mitgliederdaten und der Rechte Betroffener (Informationspflicht gem. Art. 13 DSGVO).

Wir messen dem Datenschutz große Bedeutung bei. Die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten geschieht unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedstaaten sowie datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist der: TC Hafenlohr e.V.
Am Rödlein 7
97840 Hafenlohr

Ansprechpartner:
Jörg Wochnik
Email: erstervorstand∂tennisclub-hafenlohr.de

Sämtliche vertrags- und buchungsrelevanten Daten werden gemäß steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungsfristen für die Dauer von zehn Kalenderjahren nach Vertragsende gespeichert. Jedes Mitglied hat das Recht, Auskunft über alle personenbezogenen Daten zu verlangen, die der TCH von ihnen verarbeiten

Allgemeine Zwecke der Verarbeitung

Wir verwenden personenbezogene Daten zum Zweck des Betriebs der Website und für die Mitgliederverwaltung des TC Hafenlohr e.V..

Begriffsdefinitionen

personenbezogene Daten: Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer natürlichen Person (Betroffener). Beispiele: Name, Vorname, Geburtstag, Adressdaten, E-Mail, Tel.-Nr., Bankverbindung
besondere personenbezogene Daten: Angaben über rassische Herkunft, religiöse Überzeugungen, Gesundheit
verantwortliche Stelle ist jede Person oder Stelle, die personenbezogene Daten für sich selbst erhebt, verarbeitet oder nutzt oder dies durch andere im Auftrag vornehmen lässt.

Erheben, Verarbeiten und Nutzen personenbezogener Daten

Im Rahmen der Mitgliederverwaltung werden personenbezogene Daten erhoben, die der Abwicklung der Mitgliedschaft dienen. Diese Daten werden lt. Verarbeitungsverzeichnis nach dem Gebot der Datensparsamkeit nur im notwendigen Umfang an Verbände weitergegeben, wenn der Verein im Rahmen der Satzungen dazu verpflichtet ist. Es werden keine besonderen personenbezogene Daten der Mitglieder, Übungsleiter, Mitarbeiter oder sonstiger Personen erhoben. Der TCH überträgt keine Daten von Mitgliedern, Übungsleitern, Mitarbeitern oder sonstigen Personen nach außerhalb der EU.

Speicherung in Papierform

Mitgliedsanträge/Aufnahmeanträge werden für die Zeit der Mitgliedschaft in Papierform aufbewahrt. Nach dem Austritt und folgendem Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden die Mitgliedsanträge vernichtet.

Verpflichtung auf das Datengeheimnis

Alle Mitarbeiter des Vereins (Ehren- und Hauptamt) sind auf das Datengeheimnis nach §5 Bundesdatenschutzgesetz und zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet. Bei hauptamtlichen Mitarbeitern wird die Verpflichtung in den Arbeitsvertrag aufgenommen. Mitglieder des Vorstands und Personen, die besondere Aufgaben im Verein übernehmen, unterwerfen sich einer Geheimhaltungsvereinbarung, in der sie sich ebenfalls auf das Datengeheimnis verpflichten.

Datensicherheit

Der Begriff „Datensicherheit“ umfasst alle technischen und organisatorischen Maßnahmen, die für die Durchführung eines zuverlässigen, nach innen und außen sicheren Datenverarbeitungs-betriebes unerlässlich sind. Im Einzelnen geht es dabei um: Die technischen und organisatorischen Maßnahmen innerhalb des TCH, die einen gegen unbefugte Zugriffe von innen und außen abgesicherten Datenverarbeitungsbetrieb gewährleisten sollen. Die Gewährleistung einer dauerhaften Verfügbarkeit der Daten, der Anwendungen und der Systeme. Die Sicherstellung der Integrität der im TCH abgespeicherten Daten (Der Begriff Integrität oder Daten-Integrität bezeichnet dabei den Schutz der abgespeicherten Datenbestände gegen eine zufällige oder auch beabsichtigte Verfälschung oder Löschung). Zusammenfassend kann festgestellt werden, dass der Begriff „Datensicherheit“ alle technischen und organisatorischen Maßnahmen umfasst, die in einer Daten verarbeitenden Organisation unerlässlich sind, um die gesetzlich vorgeschrieben Anforderungen des Datenschutzes auch tatsächlich zu erfüllen.

Auskunftsrechte

Alle Betroffenen haben jederzeit das Recht Auskunft über die über sich gespeicherten Daten zu verlangen. Die Auskunft kann beim Verantwortlichen angefordert werden. Der Verein erteilt die Auskunft schnellstmöglich nach Anforderung, längstens innerhalb von einem Monat.

Widerrufsrechte

Jeder Betroffene hat das Recht, seine Einwilligung zur Nutzung seiner personenbezogenen Daten zu widerrufen. Der Widerruf führt zu einer sofortigen Kündigung der Mitgliedschaft. Die Beitragspflicht endet mit dem Ende des laufenden Abrechnungszeitraums. Nach der Satzung ist die Verarbeitung von Daten zur Abwicklung der Mitgliedschaft notwendig, auch die Datenweitergabe an Sportverbände ist im Rahmen der Mitgliedschaft notwendig (z.B. Sportversicherung). es Datenschutzes auch tatsächlich zu erfüllen.

Beschwerderecht

Jeder Betroffene hat ein Beschwerderecht bezüglich der Datenverarbeitung des TCH, die zuständige Beschwerdestelle ist:
Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
Dr. Thomas Petri
Postfach 22 12 19
80502 München

Meldepflicht

Im Verlustfall von Mitgliederdaten, auch in pseudonymisierter Weise, ist umgehend die Vorstandschaft zu informieren

Organisatorische Regeln

Zur Sicherung Ihrer Daten unterhalten wir technische und organisatorische Sicherungsmaßnahmen entsprechend Art. 32 DSGVO, die wir immer wieder dem Stand der Technik anpassen. Bei allen verarbeiteten Daten ist der Grundsatz der Datensparsamkeit einzuhalten und nur bei absoluter Notwendigkeit sind personenbezogene Daten zu speichern. Im normalen Vereinsalltag soll soweit sinnvoll auf pseudonymisierte Datensätze zurückgegriffen werden, die keine direkten Rückschlüsse auf das Mitglied erlauben. Diese Datenschutzerklärung wurde erstellt und von der Vorstandschaft genehmigt.

Erstellungsdatum: geändert am 09. Juli 2018